Réussir sa commande publique via un appel d’offres

Du cahier des charges à l’appel d’offres

Une fois l’enveloppe globale estimée et le type de procédure défini, le décideur public doit formaliser sa demande via la réalisation du cahier des charges. Selon les collectivités et leur fonctionnement, celui-ci peut être réalisé intégralement en interne ou avec l’aide d’une assistance à maîtrise d’ouvrage. La procédure de l’appel d’offres étant la plus complexe, les décideurs publics font très souvent le choix de s’entourer d’une assistance à maîtrise d’ouvrage (AMO) à qui il est possible de confier le soin de la rédaction du cahier des charges. Ce document va constituer le coeur de la commande. Au-delà des modalités de paiement, il va permettre de définir les enjeux et les besoins de la commande publique, influençant le profil des répondants et le type de réponse apportée. D’où la nécessité de le rendre le plus clair possible. Tous les candidats seront alors appelés à répondre sur deux aspects : candidature et offre. Pour la première partie, il s’agit pour les répondants de présenter leurs références, la structure de leur société, mais également les moyens humains et matériels qu’ils sont en mesure de mettre au service de la prestation. Sur cet unique aspect, le décideur public peut faire le choix de ne pas donner suite à une candidature s’il estime que celle-ci ne présente pas les qualifications suffisantes pour répondre. Dans ce cas, le commanditaire doit le faire savoir au répondant et peut alors l’écarter sans étudier son offre. La seconde composante du cahier des charges met en forme la demande. Il s’agit là de lister la totalité des attentes du décideur public. Les modalités et les critères de notation doivent également être spécifiés. Très souvent, parmi les critères d’évaluation d’attribution de l’offre, sont exposés des éléments d’ordre tarifaire, mais également la méthodologie choisie par le fournisseur, ou encore le planning proposé. Le cahier des charges est ensuite finalisé avec un ensemble de pièces obligatoires (cf. article).

Le code des marchés publics impose la publication d’un avis d’appel d’offres. Le commanditaire peut faire le choix d’une publication papier ou numérique. Dans le cas d’un avis via la Toile, le délai de réponse est abaissé à 40 jours, contre 52 pour une publication papier. Le Bulletin officiel des annonces des marchés publics (BOAMP) et le Journal officiel de l’Union européenne (JOUE) sont les deux vecteurs de publication obligatoires lors d’un passage d’appel d’offres.

Une analyse des candidatures strictement réglementée

Une fois l’avis publié, les répondants peuvent se positionner. Seules les entreprises qui ont remis leur dossier dans les délais sont étudiées : « si la clôture d’un appel d’offres a lieu 40 jours après la publication en ligne à 16 heures et qu’une entreprise remet son offre à 16 h 05, la candidature ne sera alors pas analysée », explique Delphine Charlet, responsable des achats et des affaires juridiques, au sein de l’établissement public de SaintÉtienne. Durant toute la phase de réponse des candidats, un dialogue entre le commanditaire et les fournisseurs peut s’établir. Néanmoins dans le respect du principe d’égalité de traitement des candidats. Ainsi toute information donnée à l’un doit être donnée à l’ensemble des candidats. D’où la mise en place de boîtes aux lettres électroniques ouvertes qui permettent à chaque postulant de prendre connaissance des échanges entre le donneur d’ordre et les répondants. Au terme du délai légal de réponse, la collectivité va analyser les différents dossiers. Selon les types d’établissements, la composition des commissions varie. Dans tous les cas, la séance doit au minimum regrouper deux personnes au sein d’une collectivité. Des séances formelles d’ouverture de plis sont mises en place au sein des établissements publics. Les communes possèdent une commission d’appel d’offres, composée d’élus, qui se réunit pour délibérer.

Lors d’un premier tour, les décideurs publics vont s’en tenir au formalisme : pour chaque réponse, il faudra examiner le contenu du dossier et vérifier que tous les éléments sont bien présents. Si une entreprise n’a pas remis toutes les offres, le décideur public pourra alors lui offrir la possibilité de se rattraper.

La commission passe ensuite à l’examen des réponses. « C’est un moment très important. Les offres sont alors classées en fonction des réponses apportées. Nous avons pris soin d’annoncer les critères de notation dans l’appel d’offres, ce qui est une obligation. Les prestataires et fournisseurs savent alors sur quels critères ils sont jugés, tels que les prix, les délais, ou encore la valeur technique de leur offre. Chaque critère est pondéré. Par exemple, dans le cas d’un marché public de travaux, un donneur d’ordre peut pondérer à 60 % le critère de prix et à 40 % la valeur technique. In fine, ces différents critères permettent de donner une note à chacun des répondants. Le candidat qui obtient la meilleure note remporte alors le marché », détaille Delphine Charlet. Pour pouvoir être titulaire du marché, le fournisseur devra alors produire un certain nombre de certificats, tels qu’un Thierry Craye, gérant fondateur d’OptiVente « Laisser aux fournisseurs la possibilité de faire des propositions innovantes » certificat attestant que la société est à jour de ses obligations fiscales ou encore une attestation sur l’honneur relative à la lutte contre le travail dissimulé. Si la société retenue ne fournit pas ces documents, elle ne remporte pas l’appel d’offres et la collectivité se tourne alors vers la seconde entreprise du classement.

Deux mots d’ordre : transparence et égalité de traitement entre les candidats

Reste alors à spécifier à l’ensemble des participants qu’ils n’ont pas été retenus. Cela peut se faire par voie postale ou par voie numérique selon la procédure d’appel d’offres initialement choisie. Par voix postale, le délai de notification est fixé à 16 jours et à 11 jours par voie numérique. Chaque répondant reçoit alors un courrier lui spécifiant les raisons pour lesquelles il n’a pas été retenu ainsi que sa note et le classement général des candidats. Le décideur public est alors tenu de rédiger un rapport de présentation et de le transmettre à tout candidat évincé qui en ferait la demande, puis de publier un avis d’attribution de l’offre. Les entreprises n’ayant pas remporté l’appel d’offres ont alors la possibilité de faire un référé auprès du tribunal administratif.

 Chloé Consigny