La dématérialisation : un véritable projet de management qui va toucher au travail de l’ensemble des collaborateurs

Entretien avec Charles Du Boullay
Président du Directoire de CDC Fast

Comment la dématérialisation évolue-t-elle au sein des collectivités locales ?
Le législateur a permis aux collectivités d’échanger leurs documents soumis au contrôle de légalité dans le cadre de ACTES, « Aide au Contrôle de légaliTé dématErialiSé ». Le résultat est probant puisqu’aujourd’hui 15000 collectivités échangent ces documents non plus sous forme de papier mais électronique. Le même phénomène devrait se produire prochainement avec le programme de dématérialisation financière Hélios, que les collectivités devront mettre en place avant le premier janvier 2015. Parallèlement, les projets d’échanges de courriers, de signature électronique ou encore de convocation des élus se développent.

Malgré un déploiement un peu lent, les collectivités affichent une volonté très forte d’offrir aux citoyens des services en ligne (gestion de la crèche, accès aux services publics, accès à l’état civil) mais aussi de meilleures conditions de travail aux élus qui peuvent accéder aux services en mobilité, à leurs agents avec moins de déplacements, moins de manipulation de papier, moins de recherches à effectuer, moins de temps passé aux archives, donc un temps de réponse moins long aux requêtes qui leur sont faites. En dehors des économies de papier et du gain de temps, la dématérialisation est une opportunité à saisir dans une dynamique de travail pour tous puisqu’elle permet l’accès des PMR (personnes à mobilité réduite) à certains postes auxquels elles ne pouvaient accéder par manque de mobilité (descendre aux archives par exemple).

Comment voyez-vous évoluer ce marché dans les collectivités locales ?
Au fur et à mesure de la sensibilisation des élus, de l’émergence des besoins au sein des collectivités et en 2014 avec le renouvellement de certains mandats, les démarches de dématérialisation seront fortement stimulées au sein des collectivités locales. D’autant plus que la dématérialisation financière des échanges avec l’Etat deviendra progressivement incontournable pour toutes les collectivités locales quelle que soit leur taille.

Quelles sont les conditions nécessaires à la réussite d’un projet ?
Une démarche de dématérialisation n’est pas un simple projet technique mais un projet de management qui va concerner le travail de l’ensemble des collaborateurs. Un bon projet passe par une étude préalable qui détermine ce que l’on fait et comment on le fait, ce que l’on peut améliorer, ce que va apporter la dématérialisation. C’est une décision de direction générale. Pour sa mise en oeuvre, il faut une direction de projet, adaptée à la taille de la collectivité et des moyens financiers adaptés.

Propos recueillis par Blandine Klaas