Herblay : le conseil municipal devient numérique

La ville d’Herblay dans le Val d’Oise donne l’opportunité à ses élus d’abandonner d’importants volumes de papier grâce à l’équipement d’une tablette iPad et d’une KBox, application numérique qui permet de gérer tous les documents des séances municipales et communautaires. Depuis début 2012, les 35 élus du Conseil Municipal sont plus efficaces dans la gestion de leurs dossiers à l’instar de ceux du Conseil Général du Val d’Oise, également équipés.

Un processus de rationalisation des démarches et des coûts
"Quand j’ai été élu je me suis rendu compte qu’il y avait beaucoup de papier dans l’administration, j’en ai été extrêmement surpris. L’une de nos priorités dès le début du mandat, avec le Maire et les services, a donc été un projet de dématérialisation", indique M. Philippe Rouleau, adjoint au Maire, délégué aux Finances et aux Nouvelles Technologies ; ce qui a poussé la ville à trouver rapidement des solutions. Ainsi, M. Laurent Guidi, Directeur Général des Services de la ville, précise : "Depuis 2008, Herblay est pilote en matière de dématérialisation, par exemple pour les échanges avec le Trésor ou avec les services de l’Etat pour le contrôle de légalité". Du côté des documents de séance, la volonté de dématérialisation s’est aussi imposée : "Nous voulions plus de développement durable car en deux ans et demi, il y a eu environ 500 000 photocopies consacrées aux rapports et notes de synthèse des élus, y compris les documents budgétaires". Par conséquent, depuis l’apparition des tablettes numériques il y a un an et demi, une série de tests a été effectuée consciencieusement pour arrêter un choix définitif sur la tablette iPad d’Apple. En janvier 2012, tous les élus ont donc été équipés avec un abonnement 3G Orange, afin d’être reliés à leurs informations n’importe où et n’importe quand. Les élus participent à hauteur de 15 euros par mois à l’équipement, une somme qui leur est prélevée directement sur leur indemnité d’élu. Les élus ont été accompagnés par un dispositif de formation et en sont à leur troisième conseil municipal dématérialisé.

"Nous ne leur envoyons plus de documents papier, déclare M. Guidi, et nous n’avons plus besoin d’imprimer 40 ou 50 fois un rapport ; la préparation des séances est plus sereine, elle gagne en efficacité". Les élus se sont approprié rapidement l’outil et tous naviguent aisément dans l’application KBox, dans laquelle ils disposent de tous les documents liés à leur mandat. "Même les élus pour lesquels nous avions pensé qu’il y aurait un frein à l’informatisation sont volontaires", constate avec satisfaction M. Guidi.