De multiples chantiers de dématérialisation sont lancés depuis plusieurs années. Dématérialisation des marchés publics, la mise en place de téléprocédures et la dématérialisation de la transmission des actes des collectivités sont les axes principaux de la modernisation des collectivités locales et de l’État. La mutation s’accélère avec pour la première fois une feuille de route commune élaborée conjointement par l’État et les collectivités territoriales.
Les relations entre les collectivités et leurs partenaires sont intenses ! En témoigne la masse des formulaires et de papiers échangés avec les habitants qui reste considérable. À titre d’illustration, plus de 650 millions de formulaires seraient échangés entre la Direction générale des Finances publiques et les collectivités. Ce sont plus de 10 000 tonnes de papier qui seraient produites. Des frais d’affranchissement et de traitement… qui dépasseraient plusieurs millions d’euros par an. Sans compter les autres acteurs (entreprises, associations…).
Ces quelques données montrent l’enjeu de la dématérialisation. Les gains sont conséquents. Le seul passage à la facture électronique des collectivités territoriales pourrait générer une économie de 260 millions par an — dont 31 millions d’euros de gains financiers et 6100 équivalents temps plein — selon l’étude d’impact de l’Ordonnance relative au développement
de la facturation électronique. Autre exemple. Le droit de saisine par voie électronique des collectivités territoriales par tout usager à compter du 7 novembre 2016, qui devrait générer une économie de 9 millions d’euros par an en moyenne, tout en simplifi ant la relation et en gagnant en proximité avec le public. Pour coordonner et accélérer la mise en place des démarches de dématérialisation et l’usage du numérique, les collectivités territoriales et l’État ont élaboré et acté conjointement le 6 octobre dernier un programme en faveur du « développement concerté de l’administration numérique territoriale » (DcANT). Après de nombreuses années d’initiatives de simplification chacun de leur côté, les acteurs publics vont agir de manière mieux
organisée. Ce programme est le fruit d’une année de travail, de consultations et de concertation. Il a « pour objectif de créer les conditions du développement de services publics en ligne innovants et intégrés pour renforcer l’efficacité économique et la qualité des services fournis aux particuliers et aux entreprises », explique le document du Secrétariat général pour la modernisation de l’action publique (SGMAP). Le projet s’appuie sur l’initiative « une fois pour toutes » de la Commission européenne et sa déclinaison nationale par le gouvernement « Dites-le nous une fois ». Ces actions visent à ce que les différents systèmes nationaux puissent se connecter entre eux et ainsi permettre de travailler facilement avec l’ensemble des
parties. Entreprises et particuliers communiquent leurs informations « une fois pour toutes » aux structures publiques, qui peuvent ainsi réutiliser les informations et ne devront plus les demanderà de multiples reprises. À l’échelle européenne, l’initiative « une fois pour toutes » devrait réduire les formalités administratives et permettre d’économiser environ 5 milliards d’euros par an d’ici à 2017. Elle est également l’une des conditions nécessaires pour une administration numérique au niveau européen.
Créer les conditions nécessaires
Le DcANT vise également à développer à la fois des expertises numériques et à « renforcer la capacité d’ingénierie de projets des collectivités de façon homogène
sur l’ensemble du territoire. Par ailleurs, il vise à créer les conditions nécessaires à la définition et à la mise en oeuvre de stratégies numériques territoriales ». Le programme ambitionne également de générer des marges de manoeuvre pour les collectivités territoriales avec des mutualisations de compétences, de moyens ou encore de systèmes d’information. « L’objectif commun que nous poursuivons, tous ensemble, au travers du programme, est de contribuer à l’émergence d’un nouvel écosystème numérique dans lequel la puissance publique jouerait un rôle fondamental en soutenant l’innovation, en favorisant l’émergence de tiers de confi ance et d’opérateurs publics de services numériques. Ainsi nous soutenons l’idée du service public « as a Platform » pouvant se concevoir comme une mise en réseau des acteurs publics et privés, un partage d’expériences et d’expertises, la valorisation de notre patrimoine de biens communs et la conception agile et collaborative des services publics numériques de demain ». Pour att eindre cet objectif, le programme s’inscrit dans une feuille de route composée de « 4 principes directeurs et 4 axes stratégiques », déclinables d’ici à 2017. Une gouvernance partagée entre l’État et les territoires ; une efficience administrative collective et de modernisation ; une relation unifiée de l’usager au service public et, enfin, une évaluation systématique, continue et collective des projets d’administration numérique conduits par les ministères et les
collectivités en constituent les principes fondateurs.
Les quatre axes de réforme
Quant aux axes, le premier consiste à améliorer l’efficience des relations interadministratives. « Il s’agit de simplifier les modes d’échanges, entre les collectivités et l’État, ainsi que les mécanismes d’identification et d’authentifi cation des agents et des élus grâce à des annuaires et bases tiers partagés ». En facilitant la normalisation des systèmes et des canaux d’échanges entre les parties, les structures publiques amélioreraient la communication, la sécurité, l’authentifi cation, les échanges de compétences et capitalisation des outils et savoirs tout en diminuant les coûts et en améliorant l’accès à la dématérialisation des actes. Le programme propose d’agir par un audit des besoins et une définition du périmètre des services et des usages. Il suggère de proposer un mécanisme d’identification et d’authentification permettant aux agents d’accéder à des applications pour oeuvrer rapidement et en sécurité. Une mutualisation des outils et accès pourraient permettre des accès aux informations et savoirs plus facilement, mais aussi intensifier les échanges de savoir-faire. Le programme invite à définir des modèles économiques en étudiant les coûts et les gains générés par ces actions, mais également les conditions juridiques. France Connect, service lancé début 2015, permettant l’identifi cation et l’authentification pour un accès universel en ligne, prévoit une déclinaison aux agents des trois fonctions publiques et élus mais aussi particuliers et personnes morales et constitue le socle de ces évolutions. L’ensemble des parties prenantes de la démarche ou du dossier pourront par exemple suivre les démarches quel que soit le canal (guichet, mail, téléphone…) utilisé. Cette mise en place omni-canal est également une réponse au risque de fracture numérique pour les publics les plus fragiles.
Vers une dématérialisation de bout en bout ?
Le deuxième axe consiste à « l’unification et la simplification de la relation des administrations avec leurs usagers ». Il s’agit d’étudier les conditions d’une dématérialisation totale de la procédure de passation des marchés publics d’ici 2018. Les marchés publics représentent plus de 15 % du PIB et constituent une opportunité non seulement pour les entreprises,
mais aussi pour les acteurs publics. Reste que l’accès est parfois complexe, notamment pour les plus petites entreprises. Il s’agit donc de faciliter l’accès à la commande
publique aux entreprises avec une simplifi cation des candidatures, une meilleure sécurité juridique et un report de la signature électronique pour tous les marchés au-delà du seuil de publicité et lors de la rencontre des consentements. Il est prévu également une harmonisation des conditions de dématérialisation pour l’ensemble des procédures, ainsi qu’une dématérialisation de bout en bout de la commande publique. Pour atteindre l’échéance du 1er janvier 2018 qui impose une dématérialisation totale des échanges, une expérimentation baptisée « Full Démat 2018 » est mise en place afin de définir les conditions juridiques, techniques, organisationnelles et financières, avant une généralisation et une élaboration
des scénarii de dématérialisation. Des indicateurs communs permett ant de mesurer l’usage des services publics numériques pourraient être déployés pour analyser les évolutions et identifier les freins.
La fin des doubles circuits : papier et numérique
Le troisième axe ambitionne une « simplifi cation et sécurisation de l’administration de la preuve et gestion du patrimoine immatériel ». L’ambition est de supprimer l’obligation faite de procéder à la publication des actes juridiques sur format papier lorsque les formalités liées à cette publication peuvent être accomplies sous format électronique. En effet, il existe actuellement une multiplication coûteuse des actes sous format à la fois numérique et papier. Une analyse juridique des conditions de publication des actes et la définition des conditions de
diffusion en format numérique devraient permettre cette évolution attendue et limiter les risques. Un autre élément concerne les processus d’archivage électronique. Il s’agit de favoriser l’adoption par tous (collectivités, éditeurs…) du standard d’échange de données (SEDA V 2.0) pour l’archivage et la gestion mutualisée des archives électroniques des délibérations, pour conserver les actifs numériques.
Créer les services publics dont chacun a besoin
Le dernier axe vise le « Développement de l’écosystème numérique des territoires ». Le programme vise la structuration d’un écosystème pour le bénéf ce des économies locales et dans le cadre de la recomposition des territoires. L’ambition est une mise en réseau de l’ensemble des acteurs et ressources pour faire émerger de nouveaux services, de nouvelles pratiques et
mobiliser les acteurs du territoire autour de ces projets. Comment la dématérialisation progresse-t-elle au sein des petites communes ? Quelles sont les avancées et les freins aux démarches de dématérialisation dans les petites communes ? C’est à cett e question que tente de répondre une enquête de l’éditeur JVS-Mairistem, réalisée par questionnaire sur internet du 7 septembre au 2 octobre 2015 auprès de 806 mairies de moins de 10 000 habitants. Plus de 9 collectivités sur les 10 interrogées utilisent le protocole d’Échange Standard V2 (PESv2) déployé depuis 2008 par l’État. Ce système vise la réorganisation globale de la chaîne comptable avec la dématérialisation des pièces. Aujourd’hui, les retardataires devraient avoir basculé puisque la DGFIP devait arrêter le protocole Indigo au 1er janvier 2016 et ainsi permett re la conformité avec le standard européen SEPA. Quels sont les projets les plus développés ? Les principaux projets de dématérialisation les plus adoptés par les petites collectivités sont la gestion de la paie (49 %), suivie des actes réglementaires avec le projet ACTES (40 %), l’utilisation de l’outil des flux Xémelios (37 %), l’appel à un tiers de télétransmission (36 %), et enfin la dématérialisation des factures qui prend la dernière place. Or, la facture électronique sera obligatoire à compter du 1er janvier 2017 pour toutes les collectivités territoriales et leurs établissements publics ainsi que pour les établissements publics de santé. Les projets les plus plébiscités par les sondés sont le tiers de télétransmission (24 %), l’outil Xémélios (23 %), le projet Actes (22 %) et enfin la dématérialisation des factures.
La signature électronique est utilisée
La signature électronique, socle de la dématérialisation, est de plus en plus utilisée. 53 % des interrogés déclarent l’utiliser. Son usage a cru de 15 % entre 2014 et 2015. Le système permet d’enrôler les parties prenantes des collectivités (clients, fournisseurs, associations…) dans les échanges numérisés. Le parapheur électronique est utilisé par 28 % des utilisateurs. Les convocations papier des élus restent très majoritaires. Seules 10 % des mairies délivrent des convocations sous format électronique. 15 % envisagent de mettre en place ce dispositif à l’avenir. Quant aux outils tels la gestion électronique de documents, les logiciels de gestion de tâches, les portails collaboratifs… ils restent encore méconnus. Autre élément révélé par l’étude : 45 % des répondants déclarent ne pas disposer d’adresse email professionnelle.
Des projets méconnusfaute d’information
Les projets tels le Systèmes de Dépôt et Retrait de Fichiers Intégré (SDRFI), la Communication Électronique des Données de l’État Civil (Comedec) ou la dématérialisaton des courriers restent relativement méconnus faute d’information. Seules 30 % des communes interrogées connaissent le SDRFI, 33 % savent ce qu’est Comedec et moins d’une sur deux
la dématérialisation des courriers. Le manque de moyens et de temps sont les freins Ce sont les communes de moins de 1 000 habitants qui jugent le plus fortement les projets de dématérialisation comme une contrainte (14 %), alors que les communes de plus de 3 500 sont 10 % à le penser. Ces chiff res traduisent le manque de moyens comme étant le frein principal. L’étude montre également que le manque d’accompagnement général est exprimé par 34 % de l’ensemble des collectivités. L’absence de temps est également
fortement mentionnée par 35 % d’entre elles. Cependant, seulement 12 % des mairies considèrent la dématérialisation comme une contrainte. 33 % la perçoivent
comme une opportunité. Quant aux avantages, ils sont plutôt bien perçus. 69 % considèrent que c’est un gain pour l’environnement, 48 % un moyen de gagner du temps, 38 % une évolution du métier, 36 % un gain d’argent, 28 % un facteur de croissance de l’effi cacité interne, 23 % un moyen de rendre des services administratifs plus performants. Seuls 6 % ne
voient aucun avantage. La dématérialisation est donc sur la bonne voie. Quels facteurs infl uencent les choix des communes dans le numérique ? « Ce sont les communes voisines qui exercent le plus une infl uence sur les choix en matière de numérique. Cela confirme les résultats observés par S. Dejean et A. Souquet* à propos de la diff usion des sites Web. Ils semblent s’appliquer aux équipements et usages numériques de manière plus globale », constate une étude réalisée sur les communes bretonnes par le Groupement d’Intérêt Scientifique baptisée M@rsouin. Selon les chercheurs, les EPCI et l’observation de villes plus grandes peuvent être également une source d’inspiration des mairies. D’autres facteurs pèsent sur
les décisions des collectivités. Les éléments internes tels que le nombre d’habitants, le potentiel fi nancier, la compétence des personnels… ont un poids sur le choix. Les facteurs externes tels le rôle de l’EPCI et l’effet de concurrence jouent également.
Patrice Remeur
