Entretien avec Régine Diyani Directrice de l'AIFE

L’ordonnance du 26 juin 2014 relative au développement de la facturation électronique stipule que les collectivités locales et les établissements publics devront être prêts à recevoir, dès le 1er janvier 2017, les factures que leurs fournisseurs devront désormais transmettre par voie électronique. Pour Régine Diyani, directrice de l’Agence pour l’Informatique Financière de l’État (AIFE), les enjeux d’un tel système sont économiques, organisationnels et environnementaux.

Quel est le rôle de l’Agence pour l’Informatique Financière de l’État (AIFE) ?

L’AIFE est un service de l’État à compétence nationale, rattaché au ministère des Finances et des Comptes publics. Elle a été créée pour piloter l’urbanisation du système d’information financière de l’État et pour construire et maintenir l’application Chorus, déployée dans tous les services de l’État entre 2008 et 2011. Depuis lors, elle a progressivement étendu sa sphère de compétence. En particulier, du fait de l’ordonnance du 26 juin 2014, relative au développement de la facturation électronique qui prévoit une obligation de dématérialisation des factures des fournisseurs de la sphère publique (État, collectivités territoriales et organismes publics) avec mise à disposition par l’État d’une plateforme partagée.

Nous avons été chargés de construire cette plateforme pour les administrations et les entreprises qui seront concernées par cette obligation dès le 1er janvier 2017. À la cible, le volume potentiel global de factures dématérialisées est estimé à près de 100 millions par an contre 340 000 aujourd’hui.

Où en sont les collectivités locales en matière de dématérialisation des factures ?

Une convention nationale de dématérialisation avait été formalisée depuis de nombreuses années entre la Direction Générale des Finances Publiques (DGFiP) et les collectivités locales, mais qui, en l’absence d’obligation et de solution technique commune, s’était peu concrétisée concernant la dématérialisation native des factures.

Nous avons travaillé depuis 2013 avec les associations d’élus dans le cadre de la structure nationale partenariale, animée par la DGFiP, pour se mettre d’accord sur les modalités de mise en oeuvre de cette plateforme, sur ses spécifications et ses fonctionnalités. Ainsi, une dizaine de groupes de travail ont été mis en place dans lesquels les entreprises, les associations d’élus et les établissements publics étaient représentés, l’idée étant de construire ensemble une solution qui fasse l’objet d’un consensus le plus large possible. Cette démarche va conduire à la mise en oeuvre de pilotes mi-2016 pour anticiper l’échéance.

Concrètement, comment cela va se passer pour la dématérialisation des factures ?

Le principe de base de la solution est l’utilisation d’une plateforme mutualisée baptisée Chorus Portail Pro 2017, mise gratuitement à disposition par l’État pour les fournisseurs (les entreprises) et les entités publiques (collectivités locales, établissements publics locaux et nationaux dont le secteur hospitalier). Cette solution permettra le dépôt, la réception, la transmission des factures électroniques et leur suivi. Elle s’inspirera de l’outil Chorus Factures, mis en place depuis début 2012 par l’AIFE et utilisé actuellement par les seuls fournisseurs de l’État (mais sans obligation aujourd’hui).

Concrètement, un fournisseur pourra adresser toutes ses factures en un point unique sur la plateforme. Nous nous chargerons de les répartir aux différentes entités publiques. Nous leur fournirons des données qui seront facilement intégrables dans leurs systèmes d’information pour générer la proposition de mandatement qui, ensuite, va conduire jusqu’au paiement. C’est cette chaîne que nous voulons dématérialiser de bout en bout.

Quelles sont les différentes phases de la mise en place de la plateforme ?

Les pilotes testeront la plateforme à partir de mi-2016. Nous sommes actuellement dans la phase de détermination de ces pilotes. Les candidats sont nombreux. Il est important que les différentes catégories de collectivités locales soient représentées, mais aussi leurs éditeurs. 17 pilotes sont envisagés et feront l’objet d’un accompagnement spécifique. La liste sera arrêtée en septembre prochain. Puis viendra la phase de cadrage, de diagnostic et d’adaptation de leur système d’information et de leur organisation. Il est important que le processus fonctionne bien de bout en bout, qu’il soit maîtrisé et que les utilisateurs s’approprient l’outil. Des dispositifs d’assistance seront mis en place. Nous réaliserons des bilans intermédiaires, puis des bilans en fin d’année pour pouvoir procéder à quelques ajustements si nécessaire.

Les collectivités locales vous-ont-elle fait part de craintes particulières en rapport avec la mise en place du système ?

L’objectif des réunions de travail que nous avons organisées était justement de lever les craintes et trouver des réponses aux éventuelles inquiétudes. Ainsi, à la demande des associations d’élus, la solution propose différentes manières de recevoir les factures. Nous avons voulu off rir un panel de solutions qui permettent de s’adapter à la maturité des entités publiques, que ce soit en matière de systèmes d’information ou d’usage du numérique ou encore en matière d’organisation.

Comment cela se traduit-il ? Nous avons prévu un accès pour récupérer les factures en mode dit « portail », c’est assez classique. Cela se passera via le Portail Internet « Gestion Publique » de la DGFiP (PIGP). Les collectivités locales ont déjà accès à ce portail. Elles possèdent des identifiants et des habilitations leur permettant d’y accéder. Nous allons réutiliser ce dispositif pour qu’elles puissent se connecter de façon simple et récupérer leurs factures après avoir été notifiées de l’arrivée de celles-ci : un dispositif simple et classique.

Nous avons aussi le cas des grandes collectivités qui fonctionnent en mode flux, via des tiers de télétransmission. Nous avons maintenu cett e possibilité d’échanger des flux. Celles qui le souhaitent pourront recevoir leurs factures directement dans leur système d’information. Ces deux modes existaient déjà. Nous en avons créé un troisième à la demande des associations d’élus. Le principe est le suivant : les systèmes d’information ou les applications de gestion financière pourront faire appel à des services exposés sur internet qui leur permettront automatiquement de récupérer la liste des factures qui leur sont destinées et in fine les factures elles-mêmes. Ce troisième mode a l’avantage de ne pas nécessiter de passer par un tiers pour assurer les échanges.

Les associations d’élus ont considéré que ces trois modes pourraient couvrir l’ensemble de leurs besoins : qu’il s’agisse de la petite commune avec son secrétaire de mairie, ou d’une grande collectivité dotée d’un service financier et de nombreux services prescripteurs.

Existe-t-il des cas de communes qui n’auraient pas de connexion internet et rencontreraient des difficultés pour utiliser le service ?

C’est un cas marginal que nous avons évoqué lors de nos réunions avec les élus. Aujourd’hui, les communes sont équipées en direct ou, le cas échéant, au travers d’entités de mutualisation, au niveau des communautés de communes ou du département. Elles possèdent toutes un moyen d’accès et de génération d’information. D’ailleurs, nombre d’entre elles utilisent le protocole d’échanges standard d’Hélios, la seule modalité de transmission des pièces justificatives dématérialisées. La plateforme de dématérialisation des factures se situe dans cette continuité et se positionne comme un véritable accélérateur. La dématérialisation des factures va vraiment modifier les relations pour aller progressivement vers ce que l’on appelle « la full démat » à savoir la dématérialisation complète du processus de bout en bout.

Avez-vous prévu un accompagnement des collectivités locales ?

Il est convenu avec la DGFiP que son réseau de correspondants dématérialisation accompagnera la démarche de déploiement vis-à-vis des collectivités locales de la même façon qu’elle l’a fait pour leur passage au protocole standard d’Hélios. C’est d’ailleurs une information que nous relayons dans le cadre du « tour de France » que nous venons de démarrer avec la DGFiP et qui s’achèvera en novembre prochain. Le principe est de communiquer vers les entités publiques et les entreprises pour qu’elles soient toutes conscientes de cette obligation de dématérialisation des factures.

Plutôt que de la subir, nous souhaitons qu’elles l’anticipent et la voient comme une opportunité de transformation et de modernisation.

Il s’agit de réunions publiques organisées avec la direction régionale des finances publiques concernée et les chambres de commerce et d’industrie locales. Ces réunions que nous avons voulues interactives, sont organisées dans une logique de questions-réponses sur les impacts, les systèmes d’information, l’organisation et le processus. Il ne faut pas oublier que derrière une solution informatique, il y a des paramétrages qui retranscrivent des choix de processus de travail (centralisation du traitement des factures, rejet des factures, modalités de récupération, etc.) qu’ils devront faire en amont. Ce sont tous ces messages que nous souhaitons faire passer. Nous souhaitons les inciter à se préoccuper du sujet dès maintenant, ce qui leur permettra d’être prêts et finalement d’être dans la logique de modernisation de façon anticipée. C’est à la fois un message que nous délivrons et une écoute que nous apportons sur leurs remarques, leurs observations, leurs attentes.

Des aides techniques sont-elles prévues pour la mise en place du système ?

Toutes les modalités n’ont pas encore été défi nies, mais il est bien prévu une assistance technique liée à l’utilisation de la solution. Un dispositif d’assistance sera opérationnel fi n 2016 pour gérer les sollicitations de tout ordre, applicatif ou technique, dès lors que des millions de factures seront déposées. Il faudra gérer une traçabilité complète des sollicitations des acteurs et les éventuelles questions qu’ils pourront encore se poser.

Quels sont les avantages du système ?

Avec ce nouveau système, il y aura la possibilité, à la fois pour les entreprises et les collectivités locales, de connaître l’état d’une facture. A-t-elle été reçue ? N’a-telle pas été rejetée ? Va-t-elle être payée ? C’est le premier avantage et ce qui a beaucoup séduit. Avec ce nouveau portail, un accusé de réception électronique est envoyé à l’émetteur de la facture qui obtient ainsi la certitude de la bonne réception de sa facture. Par ailleurs, les différentes étapes de la vie de la facture, les statuts, sont tracés avec des dates certaines. Ces dates vont être partagées entre les acteurs et cette transparence rendue possible contribuera à rassurer l’ensemble des parties.

Ce système pourrait-il permettre un paiement plus rapide des factures ?

Il est vrai qu’auparavant, les factures dites perdues avaient tendance à allonger les délais. Théoriquement, on peut dire que tous ces délais liés à un cheminement dont on ne connaissait pas l’état, devraient être réduits. Les émetteurs de factures auront désormais une certitude sur le traitement de leurs factures qu’ils n’ont pas aujourd’hui. C’est l’un des intérêts majeurs du système, l’idée étant de simplifier la vie des entreprises.

Peut-on dire que ce système de dématérialisation des factures va générer des économies ?

La publication de l’ordonnance du 26 juin 2014 relative au développement de la facturation électronique a donné lieu à une note d’impact publiée officiellement sur Légifrance et qui estime les gains générés par la dématérialisation. Les entreprises pourront désormais se passer de papier et de l’affranchissement pour leurs Pour les collectivités locales, ces gains se calculent surtout en termes d’organisation © Jim Wallace factures, d’où un gain financier. Pour les collectivités locales, ces gains se calculent surtout en termes d’organisation. Cependant, il faut faire attention car tous les gains ne sont pas uniformes. S’ils sont très importants pour les grandes entreprises, en raison du nombre plus important de factures émises, ils seront moindres pour les petites entités.

D’une manière générale, quels sont les enjeux de la dématérialisation ?

Si je devais les prioriser, je dirais que la simplification pour l’ensemble des parties est un véritable enjeu qui s’intègre complètement dans les politiques publiques. C’est l’ensemble de la collectivité, au sens général du terme, qui profite de cette simplification. Les enjeux sont également économiques puisqu’il y a des gains financiers non négligeables à la clé. Enfin, des enjeux en termes d’empreinte carbone puisqu’il y a des bienfaits écologiques à supprimer le papier notamment.

Propos recueillis par Blandine Klaas