Coffre-fort numérique: la sécurité des données confidentielles

Données financières ou juridiques, bulletins de paie, relevés de carrière, contenus techniques liés à des enjeux sécuritaires, achats… doivent conserver le même degré de confidentialité et de durabilité que dans l’armoire sécurisée de la collectivité. Comment faire sur le cloud ?

L’archivage de contenus électroniques à vocation probatoire est considéré par 59 % des organisations comme stratégiques d’après une étude de Markess. Mais seules 30 % des organisations se disent prêtes à confier leurs secrets sur le cloud. Seules la banque et l’assurance, rompues depuis plus longtemps à ces solutions de back-office en réseau se disent plus confiantes. Les collectivités qui gardent leurs données sont-elles sûres que les disques durs, bandes et CD résisteront à l’épreuve du temps. Mieux vaut confier l’affaire à un professionnel, car les documents administratifs, les déclarations sociales et fiscales sont soumis à un délai de conservation pouvant courir jusqu’à 30 ans. La première loi, datée du 13 mars 2000, introduit la notion de vocation probatoire pour les écrits électroniques, c’est-à-dire visant à servir de preuve en cas de litige.

La solution passe par un dispositif d’archivage de données électroniques mettant en oeuvre des processus et des procédures de sécurité et de confiance (horodatage, empreinte du document, signature numérique…) afin de garantir l’intégrité et la pérennité de ces contenus, et ainsi leur apporter une valeur juridique ou reconnue par des tiers.La norme Afnor NF Z 42-013 précise les différentes modalités liées à la mise en place d’un système d’archivage électronique. Elle fait référence à plusieurs dispositifs précédemment édités dont les référentiels ISO 15 489, MoReq et OAIS.

Elle doit être considérée comme un guide de bonnes pratiques pour les entreprises et administrations, afin qu’elles puissent se prémunir de tout risque de mauvaise gestion de leurs archives, pouvant donner lieu à contentieux.