Archivage électronique: les clés de la réussite

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15 septembre 2014
Faut-il développer un archivage électronique en interne ou sur un serveur distant, opter pour des logiciels libres ou des licences payantes, conserver le mode de fonctionnement de la collectivité ou opter pour une gestion transversale et interservices des dossiers, mutualiser son cloud ? Et comment accompagner le changement auprès des agents ? Telles sont les questions à se poser au moment de la mise en place d’une gestion électronique des documents. À chaque situation sa réponse.
 
«Heureusement j’ai Google » chante Nornam dans son clip sur You Tube. Le jeune humoriste du Web nous explique que depuis l’invention de ce moteur de recherche révolutionnaire, toute l’information est à portée de clic et ne demande plus aucun effort ou connaissance pour accéder à une information devenue immédiate. Finies les recherches laborieuses d’archives sur papier classées dans une armoire. Et si c’était le cas dans nos administrations, où tout document serait accessible, téléchargeable, transmissible d’un service à l’autre, enrichi et certifié par les personnes compétentes, livré à l’administré dans des temps records ! « Aujourd’hui, toutes les administrations territoriales de plus de 50 000 habitants ont pris le dossier de la Gestion électronique des documents (GED) à bras-le-corps » assure Aurélie Courtaudon, analyste Secteur public chez Markess, société d’études indépendante, spécialisée dans l’analyse des marchés des technologies du numérique et des stratégies de modernisation des entreprises et administrations. « Nous constatons deux approches du sujet. Certaines travaillent en “silo” ou par métiers respectant le système traditionnel de leur administration. D’autres ont opté pour une gestion transversale qui permet une circulation et un partage des documents entre services. Quand nous leur demandons où elles en sont, celles qui adoptent une GED en silo, affirment à 43 % que le processus est effectif ou en cours, 6 % qu’il sera opérationnel d’ici 2015 et 34 % en réflexion. Concernant la GED transversale, les réponses sont respectivement 41 %, 13 % et 35 %. Celles qui n’abordent pas encore le sujet sont souvent les collectivités les plus petites qui trouveront, pour la plupart, une solution au travers d’une structure mutualisée ». C’est le service offert, par exemple, par le centre de gestion de l’Oise (voir article).

 

Transversalité

Le conseil général de Seine-Maritime, pour sa part, a opté pour une gestion documentaire transversale opposée à une approche par métier en mode vertical. Le cycle de vie des documents est géré en 3 temps : documents d’utilité courante, documents d’utilité administrative et documents versés aux archives définitives (patrimoine). Sa solution permet de réduire les volumes d’une information exponentielle notamment dans le domaine social comme des dossiers de l’APA et du handicap. Sa formule permet également de sécuriser l’information notamment des pièces de marchés susceptibles de faire l’objet de preuves dans le cas d’interrogations sur les conditions de mise en concurrence. Le système permet l’intégration de documents papier numérisés aux dossiers électroniques des bénéficiaires.

Gros travail de conception

La démarche est en route. Pour qu’un service soit opérationnel, il doit être parfaitement conçu au départ et « porté par la direction générale », précise Aurélie Courtaudon. Comme le professait Sénèque, « Il n’y a de vent favorable pour celui qui ne sait où est le port ». L’important est de bien connaître son objectif qui peut apparaître confus tant il est difficile d’appréhender les multiples avantages de la dématérialisation mais aussi tous ses déboires. La solution universelle et toute prête n’existe pas. Pour apporter une réponse qui ne peut être que sur mesure, Capgemini propose, à l’instar de nombreux cabinets de consultants, une méthodologie. Pour ce groupe qui fait partie des leaders mondiaux du conseil informatique avec 130 000 collaborateurs dans plus de 40 pays, « la démarche permet la modernisation de l’administration, l’adaptation aux baisses d’effectifs, l’amélioration du travail des agents, l’optimisation du service rendu aux usagers, la garantie d’une plus grande transversalité entre les services et les administrations et la participation au développement durable ».

Une nouvelle organisation

Pour Capgemini, l’approche ne doit pas se limiter au seul retour sur investissement financier et à la solution technique du scannage et de préservation des documents dans le temps. Le projet doit prendre en compte les pertes de repères pour le personnel car la démarche touche l’ensemble de la gestion de l’information dans les services et va, le plus souvent, impacter l’organisation du travail de la collectivité et de chacun de ses agents. Derrière l’acquisition d’une lettre passée à la reconnaissance de caractères, d’un dossier sur papier ou rempli en ligne, d’un courrier, d’un mail, le système doit prévoir une méthodologie d’indexation qui permettra de l’adresser au bon endroit (parcours du document ou workflow) et de le retrouver facilement (archivage). Cette phase doit permettre de savoir si le document doit être stocké et sur quelle durée. « Mais surtout, et c’est une force de la dématérialisation, le document peut circuler dans les services être enrichi et signé par les personnes compétentes, accessible par les personnes concernées suivant des niveaux d’autorisation et remis complet, à son destinataire dans des délais beaucoup plus courts » explique Aurélie Courtaudon. Nous voyons ici, tout l’intérêt de la transversalité. « La dématérialisation permet d’adopter le parapheur électronique », explique Olivier Rafal, consultant, chez Pierre Audoin Consultants, spécialiste de l’accompagnement de projets informatiques. « Les personnes habilitées disposent d’une clé cryptée qui leur est personnelle (qui ressemble à une clé usb branchée à leur ordinateur). Ce sésame permet de les identifier et de signer électroniquement le document ».

Coût et bénéfices immatériels

Bien sûr, l’opération a un coût. Le déploiement de la carte Vitale a pesé cher dans le budget de la Sécurité sociale mais a quasiment mis fin aux piles ubuesques de feuilles de remboursements maladie des années 1970 et 1980. « La réduction des coûts reste une motivation clé (80 % des décideurs) en faveur du déploiement de tels projets », selon Markess. Capgemini conseille d’évaluer les coûts existants que le projet supprime ou réduit (affranchissement, papier, armoires, temps de classement manuel, de recherche, location de hangars, transport de cartons, replacement de la machine à courrier…). Le géant du conseil souligne surtout les bénéfices immatériels. Les services gouvernementaux de la Modernisation de l’État utilisent la méthode Maréva qui permet, outre l’approche comptable, de mesurer les avantages pour les services. Ainsi, la GED permet de gagner du temps, de meilleures conditions de travail, un suivi et une traçabilité des dossiers plus précis, une plus grande satisfaction des administrés, une meilleure réactivité à toute nouvelle réglementation. Pour convaincre les agents, « la direction générale pourra s’appuyer sur les bénéfices immédiats de la GED sur leur quotidien : la conformité réglementaire des documents effectuée par le système, la gestion du cycle de vie des archives, la sécurisation de leur sauvegarde, le travail collaboratif sur des dossiers, la publication multicanal, c’est-à-dire papier, Internet, sur ordinateur, tablette, téléphone portable… », assure Olivier Rafal.

Solution informatique

Faut-il tout mettre en ligne (voir article) ? Faut-il posséder son propre système intégré ? « Dans ce cas, les collectivités optent le plus souvent pour des logiciels libres », soutient Aurélie Courtaudon. Alfresco est parmi les solutions les plus sollicitées car il est open source, c’est-à-dire modifiable et adaptable par l’utilisateur. « Ces solutions non fermées, très en phase avec la volonté politique et philosophique des utilisateurs dans le domaine public apparaissent plus économiques au départ. Attention, elle nécessitera, pour sa mise en place, le concours d’un ou plusieurs informaticiens, prévient Oliver Rafal. Parfois, prendre une solution payante qui demande moins de développements coûtera environ le même prix avec une solution finale informatique parfois mieux adaptée aux usages propres de la collectivité locale. Les collectivités qui plaquent leur GED sur leurs anciennes méthodes de gestion administrative des documents ne trouvent pas toujours leur bonheur avec des solutions standardisées ». La vente de logiciels aux collectivités représente 2,7 Md€ par an que se partagent les éditeurs Microsoft, EMC, Unterwoven, Vignette, SAP, Siebel, Open Text, Oracle et autre IBM.

Accompagnement du changement

Le démarrage du projet se déroulera parallèlement à une démarche d’accompagnement du changement auprès des services et de formation des utilisateurs directs. Sur Nîmes-Métropole, les agents ont été invités à concevoir, collaborer et apporter leur expertise dans la construction de leurs outils de travail collaboratif (NîmesDém@t), logiciel élaboré sur une GED transversale et développé par la société GFI. La dématérialisation, plus qu’un progrès technologique, est avant tout une évolution des organisations humaines.

 

Paroles de maires

RCL
Question :
Un maire, donc OPJ, peut-il l’être en dehors de sa commune ?
Réponses :
Non, il est élu OPJ sur sa commune.
Tous les pouvoirs du Maire en tant que représentant de l'Etat ne lui sont octroyés que sur son territoire.
Non uniquement dans la commune où il est élu maire.

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