La mutualisation des archives

Mutualiser ou externaliser ses archives ? Me Xavier Boissy, Avocat à Bordeaux (33), spécialiste en droit public, vous répond.

Qui sont les bénéficiaires de la mutualisation ?

La mutualisation des archives a été consacrée progressivement. Dès l’élaboration du code du patrimoine, l’article L.212-6 a consacré la mutualisation des archives au profit des régions. En effet, il est prévu depuis cette date que les régions puissent confier la conservation de leurs archives, par convention, au service d’archives du département où se trouve le chef-lieu de la région

Par ailleurs, la loi n°2008-696 du 15 juillet 2008 a consacré la mutualisation au bénéfice des groupements de collectivités territoriales. En effet, il est prévu par l’article L.212-6-1 du code du patrimoine que ces groupements de collectivités puissent confier la conservation de leurs archives, par convention, au service d’archives de l’une des communes membres du groupement ou les déposer au service départemental d’archives compétent.

Enfin, une possibilité de mutualisation a été introduite dans le code du patrimoine par les dispositions de la loi n°2016-925 du 25 juillet 2016, complétée par le décret n°2917-719 du 2 mai 2017 pour les archives communales. Bien que cette mutualisation soit aussi bien possible pour les archives physiques que pour les archives numériques, le texte parle de « dépôt » pour les premières, et de « mutualisation » pour les secondes. En tout état de cause, il s’agit bien, dans ces deux cas, de mutualiser la gestion de ces archives, par la signature d’une convention entre la commune productrice des documents déposés, et l’entité qui est chargée de les collecter et les gérer. Toutefois, le régime diffère selon qu’il s’agisse d’une archive physique ou d’une archive numérique.

Quelle est la différence entre les notions de « mutualisation » et d’externalisation » de la gestion des archives ?

La mutualisation de la gestion des archives concerne la situation où plusieurs services producteurs s’entendent par convention pour gérer, sous leur responsabilité commune, une ou plusieurs fonctions liées à la gestion de leurs archives

A l’inverse, l’externalisation de la gestion des archives publiques concerne la situation dans laquelle un service producteur confie une ou plusieurs fonctions liées à la gestion de ses archives à une personne tierce, qu’elle soit publique ou privée.

Le code du patrimoine autorise tout producteur d’archives à externaliser la conservation de ses archives auprès d’un prestataire agréé par le ministère de la Culture (article L.212-4, II code du patrimoine). Mais pour autant, ce procédé ne décharge en rien le producteur d’archives de ses obligations.

Est-il permis aux collectivités publiques de recourir à du « cloud computing » (l’informatique en nuage) ?

Le cloud computing correspond à la mise à disposition d’espaces de stockage à l’hébergement d’une application proposée en mode service à ses utilisateurs. Autrement dit, il s’agit d’accéder, par réseau, à des ressources informatiques.

Face à la demande de certaines collectivités territoriales de souscrire à une offre de cloud computing auprès d’acteurs internationaux du secteur, l’Etat a produit, le 5 avril 2016, une note d’information dans laquelle le cadre légal est précisé : « toutes les archives publiques sont par ailleurs des trésors nationaux (…) les données numériques des collectivités rèlèvent donc du régime des trésors nationaux dès leur création. Or la qualité de trésor national impose un régime de circulation contraignant » car il « ne peut pas sortir du territoire douanier français ».

La seule pratique légale consiste à s’orienter vers une offre de cloud souverain, c’est à dire, que les données sont entièrement stockées et traitées sur le territoire français.